Cara Membuat Dropdown List Bertingkat Dengan Rumus IF Pada Microsoft Excel
Ada dua jenis dropdown list yang telah saya bahas yaitu dropdown list statis dan dropdown list dinamis.
Dropdown list statis adalah dropdown list yang pilihan listnya bersifat tetap atau tidak ditambah atau dihilangkan. Misalnya dropdown list jenis kelamin yang listnya pasti hanya dua yaitu Laki - Laki dan Perempuan.
Dropdown list dinamis yaitu dropdown yang menu pada listnya dapat diubah atau ditambahkan dan dikurangi sesuai dengan kebutuhan.
Dalam artikel ini saya akan membahas dropdown yang ketiga yaitu dropdown list bertingkat.
Dropdown list bertingkat adalah dropdown yang data listnya bergantung kepada pilihan dari dropdown yang lain.
Ada dua cara untuk membuat dropdown list ini yaitu dengan menggunakan fungsi IF dan yang kedua dengan fungsi INDIRECT.
Dalam artikel ini akan dijelaskan cara membuat dropdown bertingkat dengan fungsi IF.
Selain fungsi IF dropdown ini pasti membutuhkan Data Validation untuk memunculkan dropdown list dalam cell Excel.
Untuk mempermudah silahkan pelajari artikel yang membahas tentang Data Validation.
Cara Membuat Dropdown List Bertingkat
Sebelum membahas cara membuat dropdown list bertingkat ini ada baiknya juga kita lebih memperjelas tentang apa itu dropdown list bertingkat.
Dropdown list bertingkat merupakan dropdown list yang dapat berubah secara otomatis menyesuaikan cell atau isis data pada dropdown list sebelumnya.
Dropdown dengan jenis seprti ini sering disebut dropdown list bertingkat atau nested dropdown list.
Dropdown ini tentu berbeda dengan dropdown sebeumnya yang telah dibahas yaitu dropdown statis dan dinamis.
Dalam membuat dropdown list ini kita akan menggunakan fungsi IF bertingkat, silahkan pelajari terlebih dahulu dalam artikel yang membahas tentang rumus IF.
Untuk contoh pembuatannya dalam artikel ini saya akan membuat dropdown dengan isi listnya adalah nama departemen pada drodown pertama dan nama karyawan pada dropdown kedua.
Ada dua departemen dalam dropdown list yang pertama yaitu Adm dan Penjualan, sedangkan dropdown kedua berisi nama karyawan.
Inilah yang saya jelaskan diatas bahwa dropdown bertingkat merupakan dropdown yang isi listnya tergantung dari dropdown yang sebelumnya.
Jika dipilih dropdown Adm tentu naman - nama yang keluar adalah nama karyawan yang termasuk dalamde partemen Adm saja.
Ada dua langkah utama dalam proses pembuatan dropdown ini, pertama memebuat list nama yang terdiri dari list departemen dan list nama karyawan.
Langkah yang kedua adalah memunculkan dropdown dalam Excel dengan cara menghubungkan list nama tersebut diatas dengan Data Validation.
Langkah pertama dalam pembuatan dropdown bertingkat adalah dengan membuat list untuk isi dari dropdown tersebut.
Setelah membuat list tersebut selanjutnya buat name range pada masing - masing list tersebut.
Untuk lebih jelasnya ikuti langkah - langkah dibawah ini :
1. Buatlah list nama
Data ini merupakan nama - nama yang akan muncul pada dropdown list bertingkat.
Dalam contohnya saya akan membuat 3 list yaitu :
- List Departemen terdiri dari : Adm dan Penjualan
- List Adm terdiri dari : Ade; Anto dan Andi
- List Penjualan terdiri dari : Indra, Herni dan Rudi
Buatlah list tersebut dalam Excel sheet1 kemudian nama dari sheet1 tersebut ganti menjadi "List". Penggantian nama ini boleh disesuaikan dengan keinginan Anda.
2. Beri nama masing - masing list
Setelah membuat list maka selanjutnya kita akan memberikan nama pada masing - masing list tersebut.
Untuk memberikan nama pada list tersebut pilih range nama kemudian klik kanan dan pilih name a range atau klik Tab Formula kemudian klik Define name.
Setelah muncul dialog box New Name selanjutnya isikan pada box tersebut sebagai berikut :
List Departemen :
Name : DEP
Source : Workbook
Comment :
Referes to: =List!$B$2:$B$3
List Adm :
Name : ADM
Source : Workbook
Comment :
Referes to: =List!$D$2:$D$4
List Penjualan :
Name : PENJUALAN
Source : Workbook
Comment :
Referes to: =List!$F$2:$F$4
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut sebagai contoh dalam Excel terdiri dari setting Name dan pembuatan nama pada list tersebut.
Dropdown list bertingkat merupakan dropdown list yang dapat berubah secara otomatis menyesuaikan cell atau isis data pada dropdown list sebelumnya.
Dropdown dengan jenis seprti ini sering disebut dropdown list bertingkat atau nested dropdown list.
Dropdown ini tentu berbeda dengan dropdown sebeumnya yang telah dibahas yaitu dropdown statis dan dinamis.
Dalam membuat dropdown list ini kita akan menggunakan fungsi IF bertingkat, silahkan pelajari terlebih dahulu dalam artikel yang membahas tentang rumus IF.
Untuk contoh pembuatannya dalam artikel ini saya akan membuat dropdown dengan isi listnya adalah nama departemen pada drodown pertama dan nama karyawan pada dropdown kedua.
Ada dua departemen dalam dropdown list yang pertama yaitu Adm dan Penjualan, sedangkan dropdown kedua berisi nama karyawan.
Inilah yang saya jelaskan diatas bahwa dropdown bertingkat merupakan dropdown yang isi listnya tergantung dari dropdown yang sebelumnya.
Jika dipilih dropdown Adm tentu naman - nama yang keluar adalah nama karyawan yang termasuk dalamde partemen Adm saja.
Ada dua langkah utama dalam proses pembuatan dropdown ini, pertama memebuat list nama yang terdiri dari list departemen dan list nama karyawan.
Langkah yang kedua adalah memunculkan dropdown dalam Excel dengan cara menghubungkan list nama tersebut diatas dengan Data Validation.
Membuat List Nama Untuk Dropdown
Langkah pertama dalam pembuatan dropdown bertingkat adalah dengan membuat list untuk isi dari dropdown tersebut.
Setelah membuat list tersebut selanjutnya buat name range pada masing - masing list tersebut.
Untuk lebih jelasnya ikuti langkah - langkah dibawah ini :
1. Buatlah list nama
Data ini merupakan nama - nama yang akan muncul pada dropdown list bertingkat.
Dalam contohnya saya akan membuat 3 list yaitu :
- List Departemen terdiri dari : Adm dan Penjualan
- List Adm terdiri dari : Ade; Anto dan Andi
- List Penjualan terdiri dari : Indra, Herni dan Rudi
Buatlah list tersebut dalam Excel sheet1 kemudian nama dari sheet1 tersebut ganti menjadi "List". Penggantian nama ini boleh disesuaikan dengan keinginan Anda.
2. Beri nama masing - masing list
Setelah membuat list maka selanjutnya kita akan memberikan nama pada masing - masing list tersebut.
Untuk memberikan nama pada list tersebut pilih range nama kemudian klik kanan dan pilih name a range atau klik Tab Formula kemudian klik Define name.
Setelah muncul dialog box New Name selanjutnya isikan pada box tersebut sebagai berikut :
List Departemen :
Name : DEP
Source : Workbook
Comment :
Referes to: =List!$B$2:$B$3
List Adm :
Name : ADM
Source : Workbook
Comment :
Referes to: =List!$D$2:$D$4
List Penjualan :
Name : PENJUALAN
Source : Workbook
Comment :
Referes to: =List!$F$2:$F$4
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut sebagai contoh dalam Excel terdiri dari setting Name dan pembuatan nama pada list tersebut.
Perhatikan gambar diatas, kolom B, D dan F merupakan list yang telah saya buat untuk dropdown.
Settingan name yang ada dibawah merupakan data yang bersumber dari nama list diatasnya.
Buat list seperti diatas dan masukan ke dalam settingan new name seperti tampak pada gambar diatas untuk latihan.
Membuat Dropdown List Bertingkat Dalam Excel
Setelah selesai membuat list nama dan juga name range maka selanjutnya kita akan membuat dropdown list bertingkat.
Dropdown ini dibuat dengan cara menghubungkan list yang sudah dibuat tadi dengan Data Validation.
Untuk cara membuatnya ikuti langkah - langkah dibawah ini :
1. Buka Data Validation
Untuk membuka menu Data Validation klik Tab Data pada Excel kemudian klik Data Validation.
2. Buat DropDown List
Setelah menu Data Validation terbuka maka selanjutnya kita akan mengisi menu tersebut untuk membuat DropDown.
Pembuatan dropdown list ini terdiri dari dua proses yaitu dropdown untuk Departemen dan Dropdown untuk Nama Karyawan.
Pertama kita akan membuat dropdown untuk list Departemen, dengan mengisi Data Validation sebagai berikut :
Allow : pilih List
Igonore blank : dicentang (wajib)
In-cell dropdown : dicentang (wajib)
Source :=DEP
Atau perhatikan gambar dibawah ini :
Penting untuk diperhatikan pada kolom source, =DEP merupakan nama range dari list departemen yang telah dibuat sebelumnya.
Setelah membuat dropdown untuk Departemen maka selanjutnya kita akan membuat dropdown yang kedua yaitu dropdown Nama Karyawan.
Sumber data untuk list dropdown karyawan ini diambil dari name range ADM dan PENJUALAN.
Untuk membuatnya silahkan pilih cell kemudian buka Data Validation dan isi dengan lengkap.
Untuk pengisianya mirip dengan dropdown Departemen, hanya saja untuk kolom Source diisi dengan fungsi IF.
=IF($D$9="Adm";ADM;IF($D$9="Penjualan";PENJUALAN;""))
Untuk lebih jelasnya perhatikan pada gambar dibawah ini :
Perhatikan pada settingan tersebut, perbedaan dengan dropdown Departemen hanya pada kolom Source saja.
Pembuatan Dropdown bertingkat untuk nama karyawan dan departemen telah selesai, selanjutnya akan kita cek apakah setting tersebut berjalan dengan baik atau tidak.
Untuk hasil tersebut perhatikan gambar dibawah ini :
Dropdown Departemen ada dalam cell D9 sedangkan dropdown Nama Karyawan ada pada cell D10.
Perhatikan gambar diatas, jika dipilih Penjualan pada dropdown Departemen maka list nama yang muncul hanya karyawan Penjualan saja. Sedangkan jika dipilih Adm maka yang muncul adalah karyawan bagian Adm.
Inilah yang saya jelaskan dari awal bahwa dalam dropdown Nama Karyawan tergantung dari pilihan pada dropdown sebelumnya yaitu Departemen.
Jika kesulitan silahkan download contoh filenya melalui tombol berikut ini :
Itulah Penjelasan tentang cara membuat dropdown bertingkat dalam Microsoft Excel, semoga bermanfaat untuk pembaca.
Untuk mempermudah pemahaman ada baiknya pelajari terlebih dahulu tentang cara membuat dropdown statis.
Jika artikel ini bermanfaat maka bagikanlah kepada teman atau orang lain yang mungkin sedang membutuhkan solusi yang berkaitan dengan pembuatan dropdown list ini.
Berapa batasan kondisi IFnya? Saya membuat kondisi IF lebih dari lima kok ndak bisa ya? Thanks.
ReplyDeleteUntuk penggunaan IF bukan dropdown saya pernah buat sampai dengan 7 dan itu berjalan dengan baik,, Untuk mencobanya silahkan kurangi terlebih dahulu jumlah IF-nya dan jika berhasil mungkin karena terlalu banyak..
DeleteKok saya tidak bisa saya pas udah nulisin rumus mau enter ga bisa
ReplyDeleteSaya sudah sertakan contoh flenya, silahkan diambil. Biasanya masalah yang paling sering muncul adalah penggunaan koma atau titik koma, pastikan ini sudah sesuai dengan regional setting komputernya.
Delete