Cara Membuat Dropdown List Dinamis Pada Microsoft Excel
Pada dasarnya cara tersebut bisa digunakan dalam proses pembuatan dropdown list atau combo box dalam Excel.
Hanya saja jika isi list data tersebut bersifat dinamis cara tersebut tidak dapat dilakukan.
Selengkapnya tentang cara membuat dropdown list statis silahkan pelajari dalam artikel yang telah dibahas sebelumnya.
Baca Juga
Dalam artikel ini saya akan membahas tentang cara membuat dropdown list dinamis pada Microsoft Excel.
Cara Membuat Dropdown List Dinamis Dalam Excel
Jika ada tambahan terhadap sumber data dari dropdown list yang dijadikan sebagai sumber utama maka pada dropdown dinamis ini akanikut berubah.
Hal ini berbeda dengan dropdown list statis, list yang ada tidak bisa diubah baik itu ditambahkan atau dikurangi tanpa mengedit Data Validation.
Dropdown list dinamis dibuat jika kita ingin dropdown list ini selalu menyesuaikan dengan sumber list data pada saat ada perubahan.
Untuk membuat dropdown dinamis ini ada langkah yang harus dilakukan yaitu membuat range dinamis dan menghubungkan range dinamis tersebut dengan dropdown list melalui Data Validation.
Range dinamis merupakan sebuah range yang digunakan sebagai sumber data utama untuk list dropdown yang bisa ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan.
Range dinamis ini akan dimanfaatkan sebagai sumber list data utama dropdown dengan kondisi yang bisa selalu update dengan penambahan atau pengrangan data.
Untuk membuat range dinamis ikuti langkah - langkah sebagi berikut :
1. Buat list/daftar dalam sheet Excel
Daftar/list ini merupakan urutan nama yang akan dimunculkan dalam dropdown list.
Dafta ini diusahakan untuk diurutkan berdasarkan abjad supaya mudah pada saat pemilihan dropdown list.
Misalnya saya akan membuat dafta list nama karyawan maka urutannya adalah : Andi, Budi, Jedi, Maman, Rita dan Sari.
Daftar atau list ini dalam sheetnya saya berinama "List", ini penting untuk diingat karena akan dimasukan kedalam rumus.
2. Buat nama range
Pembuatan nama range ini dengan memanfaatkan fitur define name yang sudah disediakan dalam Microsoft Excel.
Caranya adalah pilih/blok area nama list kemudian klik kanan dan pilih Name a Range atau melalui Tab Formulas kemudian klik Define Name. Selanjutnya akan muncul dialog box New Name.
3. Isi dialog box New Name
Setelah muncul dialog box New Name maka selanjutnya isi data tersebut sebagai berikut :
> Name : pada box ini isikan nama sheetnya. Untuk contoh saya akan masukan Nama_Karyawan. Nama ini tidak boleh ada spasi, sehingga jika terdiri dari 2 kata harus menggunakan tanda hubung misalnya "_".
> Scope : Untuk box ini pilih Workbook.
> Comment : Ini boleh diisi dan boleh juga untuk dikosongkan.
> Refers to : ada dua pilihan rumus untuk mengisi box ini. Jika ingin headernya dimunculkan maka masukan rumus :
=OFFSET(List!$A$1;0;0;COUNTA(List!$A:$A);1)
dan jika headernya tidak dimunculkan maka rumusnya menjadi :
=OFFSET(List!$A$1;1;0;COUNTA(List!$A:$A)-1;1)
List dalam rumus diatas adalah nama sheet1 yang telah saya ganti dengan nama "List". Jika Anda menggunakan nama lain maka pada rumus inipun ganti dengan nama tersebut.
Dalam contoh yang saya lakukan menggunakan rumus yang kedua sehingga header dari List tersebut tidak ikut muncul dalam Dropdown.
Untuk setting New Name perhatikan gambar dibawah ini :
Dropdown list dinamis dibuat jika kita ingin dropdown list ini selalu menyesuaikan dengan sumber list data pada saat ada perubahan.
Untuk membuat dropdown dinamis ini ada langkah yang harus dilakukan yaitu membuat range dinamis dan menghubungkan range dinamis tersebut dengan dropdown list melalui Data Validation.
Cara Membuat Range Dinamis
Range dinamis merupakan sebuah range yang digunakan sebagai sumber data utama untuk list dropdown yang bisa ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan.
Range dinamis ini akan dimanfaatkan sebagai sumber list data utama dropdown dengan kondisi yang bisa selalu update dengan penambahan atau pengrangan data.
Untuk membuat range dinamis ikuti langkah - langkah sebagi berikut :
1. Buat list/daftar dalam sheet Excel
Daftar/list ini merupakan urutan nama yang akan dimunculkan dalam dropdown list.
Dafta ini diusahakan untuk diurutkan berdasarkan abjad supaya mudah pada saat pemilihan dropdown list.
Misalnya saya akan membuat dafta list nama karyawan maka urutannya adalah : Andi, Budi, Jedi, Maman, Rita dan Sari.
Daftar atau list ini dalam sheetnya saya berinama "List", ini penting untuk diingat karena akan dimasukan kedalam rumus.
2. Buat nama range
Pembuatan nama range ini dengan memanfaatkan fitur define name yang sudah disediakan dalam Microsoft Excel.
Caranya adalah pilih/blok area nama list kemudian klik kanan dan pilih Name a Range atau melalui Tab Formulas kemudian klik Define Name. Selanjutnya akan muncul dialog box New Name.
3. Isi dialog box New Name
Setelah muncul dialog box New Name maka selanjutnya isi data tersebut sebagai berikut :
> Name : pada box ini isikan nama sheetnya. Untuk contoh saya akan masukan Nama_Karyawan. Nama ini tidak boleh ada spasi, sehingga jika terdiri dari 2 kata harus menggunakan tanda hubung misalnya "_".
> Scope : Untuk box ini pilih Workbook.
> Comment : Ini boleh diisi dan boleh juga untuk dikosongkan.
> Refers to : ada dua pilihan rumus untuk mengisi box ini. Jika ingin headernya dimunculkan maka masukan rumus :
=OFFSET(List!$A$1;0;0;COUNTA(List!$A:$A);1)
dan jika headernya tidak dimunculkan maka rumusnya menjadi :
=OFFSET(List!$A$1;1;0;COUNTA(List!$A:$A)-1;1)
List dalam rumus diatas adalah nama sheet1 yang telah saya ganti dengan nama "List". Jika Anda menggunakan nama lain maka pada rumus inipun ganti dengan nama tersebut.
Dalam contoh yang saya lakukan menggunakan rumus yang kedua sehingga header dari List tersebut tidak ikut muncul dalam Dropdown.
Untuk setting New Name perhatikan gambar dibawah ini :
Setelah semua box pada New Name diisi maka langkah terakhir adalah klik OK dan proses pembuatan Name Range Dinamis telah selesai.
Dalam box Refers to menggunakan dua rumus yaitu OFFSET dan COUNTA, untuk mempermudah pemahaman silahkan pelajari dalam artikel yang telah saya bahas sebelumnya.
Cara Membuat Dropdown List Dinamis Excel
Setelah selesai membuat range dinamis selanjutnya kita akan membuat dropdown list dinamis dengan cara menghubungkan range dinamis dengan Data Validation.
Ikuti langkah - langkah dibawah ini untuk membuatnya :
1. Pilih range dan buka Data Validation
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah pilih cell atau range yang akan dibuatkan Dropdown List.
Selanjutnya buka Data Validation dengan cara klik Tab Data dan pilih Data Validation dan tunggu sampai dengan dialog box muncul.
2. Isi Data Validation
Setelah muncul dialog box Data Validation selanjutnya isi data - datanya sebagai berikut :
> Allow : klik menu allow dan pilih List.
> Ignore_blank : centang check box ignore_blank dan pastikan In-cell dropdown dicentang juga.
> Source : pada box ini masukan nama define name atau nama range yang telah dibuat sebelumnya dengan format sebagai berikut :
=Nama_Karyawan
Define Name yang saya buat sebelumnya saya berikan nama "Nama_Karyawan" jika Anda menggunakan nama lain sesuaikan dengan nama tersebut.
> Input message : isi Tab ini jika diperlukan.
> Error alert : isi jika diperlukan.
Selanjutnya setelah dipastikan Data Validation diisi dengan lengkap maka klik OK dan proses pembuatan dropdown dinamis telah selesai dilakukan.
Untuk lebih lengkapnya perhatikan settingan Data Validation pada gambar dibawah ini :
Setelah selesai membuat dropdown list dinamis tersebut selanjutnya mari kita lihat apakah dropdown yang telah dibuat tersebut berjalan dengan baik atau tidak.
Perhatikan gambar dibawah ini, sebelah kiri merupakan gambar sebelum ada penambahan atau update list data dan gambar sebelah kanan merupakan dropdown setelah ada penambahan pada list data utama Nama_Karyawan.
Pada gambar sebelah kiri tidak ada nama Zahra dan pada gambar sebelah kanan nama tersebut sudah ada.
Ini menandakan bahwa dropdown list dinamis yang telah kita buat bisa berjalan dengan baik.
Saya tegaskan bahwa kita harus melakukan langkah - langkah sesuai dengan urutan diatas agar mendapatkan hasil yang baik dan dropdown list dinamis ini dapat diupdate sesuai dengan kebutuhan.
Itulah penjelasan tentang cara membuat dropdown dinamis pada Microsoft Excel, semoga artikel ini bermanfaat untuk pembaca.
Jika merasa bahwa artikel ini dapat membantu maka bagikanlah kepada teman atau orang lain yang mungkin sedang membutuhkan solusi yang berkaitan dengan pembuatan dropdown dalam Excel.
Post a Comment for "Cara Membuat Dropdown List Dinamis Pada Microsoft Excel "