Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Membuat Rekap Absensi Siswa Bulanan Dalam Excel

Rekap Absensi Bulanan Siswa - Membuat absensi siswa pasti akan rutin dilakukan dalam periode atau rentang waktu tertentu.

Salah satu rentang waktu yang biasa digunakan untuk merekap absensi adalah bulanan.

Pada dasarnya penghitungan absen tersebut secara umum hanya terdiri dari empat unsur saja.

Pertama menghitung jumlah kehadiran siswa, kedua menghitung jumlah tidak masuk karena sakit, ketiga Izin dan keempat tanpa keterangan atau Alpa.

Pengitungan absensi siswa ini akan kita lakukan dalam Microsoft Excel supaya jumlah atau total absen bisa dilakukan secara otomatis.


Membuat Rekap Absensi Siswa Bulanan


Dalam sheet ini ada tiga laporan yang kita buat terkait dengan absensi Siswa.

Pertama rincian absensi per hari, kedua persen kehadiran dan yang ketiga rekap absensi bulanan.

Pembahasannya akan saya bagi menjadi dua, pertama artikel ini akan membahas absensinya dan artikel berikutnya akan membahas persen kehadiran serta rekap bulanan.


Baca Juga : Menghitung Persen Kehadiran dan Rekap Absensi Bulanan Siswa Dalam Excel


Untuk contoh filenya tetap akan saya gabungkan menjadi satu.

Tampilan absensi selama satu bulan adalah sebagai berikut :


adh-excel.com Rekap absensi per hari excel


Untuk membuat absensi seperti yang terlihat dalam gambar diatas ada tiga bagian yang harus kita buat.

Untuk lebih jelasnya mari kita bahas ketiga bagian tersebut satu persatu.


1. Mengisi Cell Absensi Siswa


Langkah yang pertama mari kita isi absensi harian siswa terlebih dahulu.

Pengisian absensi ini sesuai dengan tanggal serta masing - masing siswanya.

Ada empat poin yang kita masukan kedalam absensi siswa.

Pertama gunakan tanda ceklis jika Siswa masuk sekolah ditanggal tersebut.

Kedua masukan atau tuliskan huruf "S" jika Siswa tidak masuk dengan alasan sakit.

Ketiga masukan atau tulisakn huruf "I" jika Siswa tidak masuk dengan alasan Izin.

Keempat masukan atau tuliskan huruf "A" jika siswa tidak masuk tanpa keterangan.

Selanjutnya mari kita bahas cara menampilkan tanda ceklis jika Siswa masuk seperti biasa.

Membuat tanda ceklis dalam Microsoft Excel memang bisa dilakukan dengan beberapa cara.


Baca Juga : Menampilkan Ceklis Dalam Cell Excel Dengan Tiga Cara Mudah 


Dalam artikel ini saya akan menggunakan jenis huruf Wingdings 2 untuk menampilkan ceklisnya.

Langkah - langkah membuat ceklisnya adalah sebagai berikut :

  1. Blok Cell C5 sampai dengan Cell AG14
  2. Klik Tab Home 
  3. Klik kotak Font kemudian cari jenis huruf Wingdings2
  4. Setelah jenis huruf tersebut ditemukan kemudian klik
  5. Untuk menampilkan tanda ceklisnya didalam Cell tekan tombol Shift dan huruf P ( Shift+P ) secara bersamaan

Setelah menekan tombol Shift dan huruf P maka secara otomatis tanda ceklis akan muncul dalam cell tersebut.

Tanda ceklis ini akan mewakili siswa yang masuk sekolah seperti biasanya.

Selajutnya untuk menuliskan huruf S, I dan A caranya sangat gampang.

Misalnya kita akan masukan huruf "S" didalam cell F5 maka kita tinggal klik Cell F5 kemudian ketik huruf "S".

Selanjutnya jenis font dalam cell tersebut harus diubah ke jenis huruf yang normal seperti Arial, Times New Roman atau yang lainnya.

Dengan diubahnya jenis font tersebut maka huruf S, I atau A akan otomatis muncul.


2. Membuat Conditional Formatting Untuk Sakit, Izin dan Alpa


Untuk memudahkan kita menemukan huruf S, I atau A maka kita akan warnai Cell yang berisi ketiga huruf tersebut secara otomatis.

Tentu saja mewarnai cell otomatis ini akan menggunakan Conditional Formatting.

Karena ada tiga warna yang akan ditampilkan maka ada tiga Conditional Formatting yang harus kita buat.

Conditional Formatting yang pertama untuk huruf "S" dengan warn biru.

Langkah - langkahnya adalah sebagai berikut :

  1. Blok cell C5 sampai dengan Cell AG14
  2. Klik Tab Home 
  3. Klik Conditional Formatting yang ada dalam kelompok Styles
  4. Klik New Rule dan akan muncul kotak dialog
  5. Dalam kotak dialog New Rule klik Format Only Cells That Contains
  6. Dalam kotak Format only Cells with pilih : Specific Text
  7. Dalam kotak berikutnya pilih : Containing
  8. Dalam kotak berikutnya ketik huruf : S
  9. Klik tombol Format dan akan muncul kotak dialog
  10. Dalam kotak dialog Format Cells klik Tab Fill
  11. Pilih atau klik warna yang akan digunakan dan dalam contoh diatas saya menggunakan warna Biru
  12. Klik OK dan tampilan kotak daog akan kembali ke New Rule
  13. Klik OK

Sampai dengan langkah yang ketiga belas diatas kita sudah selesai membuat Coditional Formatting untuk huruf "S".

Tampilan kotak dialog tersebut adalah sebagai berikut :


adh-excel.com Conditional Formatting Absensi


Selanjutnya silahkan buat Conditional Formatting berikutnya untuk huruf "I" dan "A".

Langkah - langkahnya sama dengan langkah - langkah diatas yang berbeda adalah pada huruf dan warnanya saja.

Untuk huruf "I" gunakan warna kuning dan untuk huruf "A" gunakan tanda merah.

Jika sudah selesai silahkan uji coba dengan cara mengetika. Huruf S, I atau A.

Jika berhasil maka secara otomatis warn cell akan berubah sesuai dengan yang kita pilih.


3. Menghitung Jumlah Absensi


Setelah absensi dan Conditional formatting selesai dibuat selanjutnya mari kita hitung jumlah Hadir, Sakit, Izin dan Alpanya.

Rumus Excel yang akan digunakan adalah COUNTIF yang ada dalam kategori Fungsi Statistik.

Rumus yang pertama untuk menghitung jumlah kehadiran dalam 1 bulan.

Adapun rumus yang pertama ini adalah sebagai berikut :


=COUNTIF(C5:AG5;"P")


Rumus ini akan menghitung jumlah huruf "P" secara otomatis.

Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa untuk menampilkan ceklis cukup dengan menekan Shift dan huruf P secara bersamaan.

Selanjutnya rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah sakit adalah sebagai berikut :


=COUNTIF(C5:AG5;"S")


Selanjutnya rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah Izin adalah sebagai berikut :


=COUNTIF(C5:AG5;"I")


Sedangkan rumus yang terakhir untuk menghitung jumlah Alpa adalah sebagai berikut :


=COUNTIF(C5:AG5;"A")


Sampai dengan ini kita sudah selesai membuat absensi untuk 1 bulan.

Sedangkan seperti yang dijelaskan diatas bahwa untuk pembahasan persen kehadiran dan rekap bulanan ada pada artikel berikutnya.

Untuk contoh filenya ada dalam artikel pembahasan rekap absensi bulanan dan persen kehadiran.

Itulah pembahasan kita kali ini tentang cara merekap absensi siswa bulanan dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.

Post a Comment for "Membuat Rekap Absensi Siswa Bulanan Dalam Excel"

E