Menggunakan Fitur Advanced Filter Untuk Memfilter Data Dalam Microsoft Excel

Advanced Filter Excel - Fitur filter dalam Excel dapat digunakan untuk pengolahan data yang berkaitan erat dengan filter.

Dalam filter ini terdapat fitur Auto Filter yang secara otomatis akan melakukan pada data yang kita miliki.

Selain Auto Filter terdapat juga fitur Advanced Filter yang juga dapat digunakan untuk memfilter data.

Lalu apa perbedaan Auto Filter dan Advanced Filter ?

Perbedaan yang paling mendasar adalah pada Advanced Filter kita dapat memfilter data dengan beberapa kriteria bahkan dapat memindahkan hasil filter tersebut kedalam sheet lain.

Cara Menggunakan Fitur Advanced Filter Dalam Microsoft Excel

Untuk menggunakan fitur ini ada beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam range atau tabel yang akan difilter.

Syarat - syarat tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel atau range harus memiliki nama yang unik atau berbeda setiap kolomnya.
Judul tabel atau kolom harus sama persis dengan isinya atau memiliki kesamaan jenisnya. Misalnya jika judul kolomnya adalah Nama Karyawan maka semua isi dalam kolom tersebut adalah nama - nama dari karyawan bukan yang lain.
Tidak boleh ada baris yang kosong karena baris kosong ini akan membatasi rentang paling bawah dari filter tersebut.
Baris berikutnya setelah judul kolom atau header akan menjadi kriteria pada filter yang akan kita gunakan.

Pada dasarnya dalam proses filter ini berlaku dua logika yang digunakan yaitu AND dan OR.

Untuk kolom yang menjadi kriteria pada filter berlaku logika AND sedangkan pada kolom yang bukan menjadi kriteria berlaku logika OR.

Langkah - Langkah Menggunakan Fitur Advanced Filter Dalam Microsoft Excel

Secara umum ada 4 langkah utama untuk menggunakan adavanced filter dalam Excel.

Adapun empat langkah tersebut adalah sebagai berikut :

1. Klik Tab Data
2. Pada group Sort & Filter pilih Advanced
3. Akan muncul wizard Advanced Filter seperti terlihat pada gambar berikut ini :

Action : ada dua pilihan dalam bagian ini yaituFilter the list in placedan copy to another location. Jika hasil dari filter langsung pada tabel yang akan difilter maka kita pilih filter the list in place sdangkan jika hasil filternya ingin disimpan pada range atau sheet yang berbeda maka yang dipilih adalah copy to another location.
list range : range dari tabel yang akan difilter datanya.
criteria range : range yang akan menjadi kriteria dalam filter data, ini bisa dilakukan dengan lebih dari satu kriteria.
copy to : pilihan ini otomatis akan aktif jika kita memilih copy to another location. Ini diisi dengan range yang akan dijadikan tempat menyimpan hasil filter.
unique record only : jika pilihan ini diklik atau diaktifkan maka hasil filter yang muncul hanya yang bersifat unik saja atau tidak ada duplikat.

4. Klik Ok

Setelah klik OK maka kita tinggal mengisi kriteria yang akan dijadikan dasar filter data pada range yang tadi telah dimasukan kedalam Advanced Filter.

Contoh Menggunakan Advanced Filter Dalam Excel

Untuk contoh penggunaan fitur ini dalam Excel silahkan perhatikan gambar dan juga uraian dibawah ini.

Saya memiliki tabel seperti terlihat dalam gambar berikut ini :

Klik gambar untuk lebih detail

Ada tiga gambar dalam contoh advanced filter diatas yaitu gambar A, gambar B dan gambar C.

Gambar A merupakan tabel yang baru dibuat dan tidak ada filter apapun yang dilakukan sehingga semua data muncul atau tidak ada yang disembunyikan/hide.

Gambar B merupakan gambar yang sudah difilter dengan dua kriteria yang terdapat pada range C dan D berdasarkan Cabang dan Gaji.

Hasil dari filter tersebut akan menampilkan isi tabel yang terdiri dari karyawan yang berada pada cabang B dengan gaji diatas 1.300.000.

Sedangkan gambar C merupakan setting pada wizard Advanced Filter. List range diisi dengan $A$6:$E$17 yang merupakan range dari tabel sebelum difilter. Sedangkan criteria range diisi dengan $C$1:$D$2 yang merupakan range untuk memasukan kriterianya.

Untuk membuat filter seperti pada tampilan diatas ikuti langkah - langkah berikut ini :

1. Siapkan tabel untuk difilter.
2. Siapkan dan isi range untuk kriteria.
3. Klik Tab Data
4. Klik Advanced
5. Akan muncul wizard advanced filter

Dalam wizard ini untuk pertama kali silhkan pilih lokasi untuk menyimpan hasil filter. Dalam contoh diatas saya memilih Filter the list, in place.

Selanjutnya klik kotak kosong untuk mengisi List range kemudian klik dan drag/geser mouse dari posisi awal tabel hingga akhir tabel.

Terakhir klik kotak kosong untuk mengisi criteria range dan lakukan hal yang sama seperti mengisi list range tetapi diambil dari range kriteria filter.

6. Klik Ok

Itulah contoh memfilter data dengan menggunakan advanced filter lengkap dengan langkah pembuatannya.

Jenis - Jenis Kriteria Dalam Advanced Filter Excel

Hal yang paling mendasar dalam menggunakan Advanced Filter adalah parameter yang digunakan sebagai kriteri.

Selain menggunakan teks atau isi dalam kolom tabel yang dapat dijadikan sebagai parameter tetapi dapat juga menggunakan parameter yang lain seperti numerik dan operator lainnya dalam Excel.

Penulisan parameter tersebut menjadi sesuatu yang sangat penting karena jika salah menulisnya maka filter dari parameter tersebut tidak akan berjalan sesuai dengan keinginan.

Lalu bagaimana cara penulisan operator yang benar dalam Advanced Filter ?

Untuk lebih jelasnya mari kita bahas satu persatu dibawah ini :

- Parameter Isi Dari Tabel

Jika yang dijadikan parameter merupakan isi dari sebuah kolom dalam tabel seperti pada contoh diatas maka kita tinggal menuliskan isi dari kolom tersebut.

Misalnya pada contoh diatas saya lakukan filter dengan kolom cabang dan menuliskan "Cabang A" atau "Cabang B".

- Parameter Numerik

Parameter Numerik digunakan untuk range dalam tabel yang berisi angka. Jadi, jika ini dari kolom tersebut bukan angka maka tidak bisa menggunakan parameter numerik sebagai kriterianya.

Parameter numerik yang biasa digunakan adalah sama dengan (=), lebih besar dari (>), kurang dari (<), lebih dari atau sama dengan (>=), kurang dari atau sama dengan (<=) dan tidak sama dengan (<>).

Untuk penulisan parameter numerik tersebut kedalam kriteria tinggal tuliskan didepan angka yang akan dijadikan parameter misalnya >200, <200 atau <>200.

- Parameter Perbandingan

Operator perbandingan dapat juga digunakan dalam kriteria Advanced Filter Excel dengan penulisan sebagai berikut :

Untuk memfilter baris yang terdapat kata "DAN" maka dituliskan ="=DAN"
Memfilter teks yang bukan atau tidak berisi teks "DAN" dituliskan <>DAN
Memfilter teks yang urutannya setelah kata "DAN" dituliskan >DAN
Memfilter teks yang urutannya sebelum kata "DAN" dituliskan <DAN

Parameter perbandingan ini mirip seperti pada Numerik hanya saja isi dari kolom tabelnya berupa teks bukan angka.

- Parameter Lainnya

Selain teks, numerik dan operator perbandingan kriteria dalam Advanced Filter dapat juga dibuat kode lainnya seperti asterisk (*) atau tanda tanya (?).

Adapun cara penulisan dan fungsinya adalah sebagai berikut :

Asterisk (*) : digunakan untuk memfilter kalimat tertentu dan dituliskan *DAN*.
Question mark (?) : digunakan untuk mewakili satu karakter huruf dalam kalimat tertentu. Jika akan dicari 4 huruf maka dituliskan empat buah tanda question mark (????) dengan format berikut ini DAN????. Format tersebut akan memfilter teks yang diawali dengan huruf DAN serta dilanjutkan dengan 4 huruf selajutnya.

Itulah beberapa parameter yang dapat digunakan dalam Advanced Filter Excel sebagai kriteria.

Jika diperhatikan filter data ini dapat digunakan untuk mempercepat pencetakan data dengan kriteria tertentu.

Hanya saja kekurangannya adalah nomor urut dari hasil filter tersebut tidak berurutan karena mengikuti tabel yang belum difilter.

Sebenarnya nomor dalam hasil filter ini dpa dibuat berurutan dengan menggunakan rumus tertentu sehingga data hasil filter tersebut dapat langsung dicetak dengan tampilan seperti tabel tanpa filter.

Untuk cara mengurutkan nomor hasil filter ini akan saya bahas dalam artikel yang lain, silahkan untuk ditunggu.

Sekian penjelasan saya tentang cara menggunakan fitur Advanced Filter dalam Excel, semoga artikel ini bermanfaat untuk pembaca.