Cara Membuat Neraca Saldo Dalam Excel - Bagian I

Cara Membuat Neraca Saldo - Neraca Saldo dalam Laporan Keuangan pasti akan dibuat.

Neraca Saldo adalah rangkuman atau rincian Akun yang akan diisi dengan saldo dari masing - masing yang sudah dibuat dalam daftarnya.

Dalam laporan keuangan angka Neraca Saldo ini sumbernya diambil dari Buku Besar.

Dalam pembahasan ini Neraca Saldo akan dibuat dalam Microsoft Excel dan tentu saja akan menggunakan rumus - rumus yang sudah disediakan oleh Excel.

Membuat Neraca Saldo Dalam Excel

Sebelum membuat Neraca Saldo ada tiga Sheet lainnya yang harus kita kerjakan terlebih dahulu.

Sheet yang pertama adalah Daftar Akun atau CoA kemudian Sheet yang kedua adalah Jurnal.

Sedangkan sheet yang ketiga adalah Buku Besar baru kemudian yang terakhir adalah Neraca Saldo.

Supaya pembahasannya berurutan dan lebih detail keempat Sheet tersebut akan saya bahas dalam tiga buah artikel.

Artikel yang pertama atau artikel ini akan membahas tentang Sheet CoA dan Jurnal.

Artikel yang kedua akan membahas Buku Besar dan artikel yang ketiga atau artikel terakhir akan membahas Neraca Saldo dengan angka yang sumbernya dari dua pembahasan sebelumnya.

Supaya mudah memahaminya pastikan mempelajari artikel ini sesuai dengan urutan yang disebutkan diatas.

Selanjutnya mari kita bahas Sheet yang pertama dan kedua terlebih dahulu sesuai dengan penjelasan diatas.

1. Membuat CoA Untuk Neraca Saldo Excel

Langkah yang pertama untuk membuat Neraca Saldo adalah membuat Daftar Akun atau CoA terlebih dahulu.

Baca Juga : Contoh dan Cara Membuat CoA Di Excel

Silahkan ubah nama Sheet1 menjadi CoA dan pastikan jika namanya diubah dengan yang lain maka rumusnya juga harus diubah.

Tampilan dari Sheet1 atau CoA ini adalah sebagai berikut :

Seperti yang terlihat dalam gambar diatas, Daftar Akun sudah disusun bersama dengan saldo Awalnya.

Silahkan buat Daftar CoA dan pastikan kolom - kolomnya sama persis dengan gambar diatas.

Untuk kode CoA dalam kolom B boleh untuk diubah sesuai dengan kebutuhan.

Selain membuat CoA dalam Sheet ini juga harus dibuat dua buah Nama Range atau Define Name.

Kedua Nama Range tersebut adalah CoA dan Tabel_CoA.

Langkah - langkah pembuatannya adalah sebagai berikut :

1. Blok Cell B4 sampai dengan Cell F62
2. Klik Tab Formulas
3. Klik Define Name dan akan muncul kotak dialog
4. Dalam kotak dialog New Name klik kotak Name kemudian isi dengan : Tabel_CoA
5. Pastikan kotak Refers to sudah terisi dengan : =CoA!$B$4:$F$62
6. Klik OK

Selanjutnya silahkan buatkan Define Name yang kedua dan langkahnya sama persis dengan langkah diatas.

Hanya saja kotak Name diisi dengan CoA dan kotak Refers to diisi dengan : =CoA!$B$4:$B$62

Silahkan ikuti langkah diatas dan dalam bagian ini tidak ada rumus apapun yang digunakan.

2. Membuat Jurnal Untuk Neraca Saldo Excel

Selanjutnya mari kita membuat Sheet yang kedua yaitu Jurnal.

Langkah yang pertama dalam bagian yang kedua ini tentu saja mengubah nama Sheet2 menjadi Jurnal.

Tampilan dari Sheet Jurnal adalah sebagai berikut :

Bagian ini tidak akan saya jelaskan secara detail tetapi yang pasti jurnal ini dibuat bersasarkan Bukti transaksi yang sudah kota terima.

Baca Juga : Membuat Jurnal Umum di Excel

Ada tiga tugas kita didalam Sheet yng kedua atu Sheet Jurnal ini.

Tugas pertama membuat Dropdown list dalam kolom C.

Dropdown list ini akan berisi Daftar Akun atau CoA dari Define Name yang sudah kita buat sebelumnya.

Langkah - langkah pembuatannya adalah sebagai berikut :

1. Blok Cell C5 sampai dengan Cell akhir Jurnal
2. Klik Tab Data
3. Klik Data Validation yang ada dalam klompok menu Data Tools
4. Klik Data Validation dan akan muncul kotak dialog
5. Dalam kotak dialog Data Validation klik Allow kemudian pilih : List
6. Dalam kotak Source silahkan masukan rumus : =CoA
7. Klik OK

Sampai dengan langkah diatas maka kita sudah selesai membuat Dropdown list dalam kolom C.

Silahkan coba terlebih dahulu dan jika berhasil maka akan muncil Dropdown list dalam kolom C tersebut.

Selanjutnya tugas yang kedua adalah membuat rumus untuk kolom D.

Rumus ini akan menampilkan Nama Akun sesuai dengan CoA yang dipilih dalam kolom C.

Adapun rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :

=IF(C5<>"";VLOOKUP(C5;Tabel_CoA;2;0);"")

Jika CoA dalam kolom C diubah maka secara otomatis Nama Akun dalam kolom D akan berubah mengikuti CoA yang dipilih tersebut.

Selanjutnya kita harus membuat rumus untuk kolom Ref atau kolom F.

Kolom F ini akan memunculkan CoA atau Akun yang disertai dengan jumlah transaksinya.

Misalnya untuk CoA 1.1.1 transaksi yang pertama kodenya adalah 1.1.1-1.

Untuk transaksi yang kedua maka kodenya akan berubah menjadi 1.1.1-2.

Begitu seterusnya sampai dengan transaksi yang terakhir untuk CoA tersebut.

Konsep kode ini saya sudah jelaskan secara detail didalam artikel Buku Besar dan silahkan untul dipelajari.

Baca Juga : Cara Membuat Buku Besar Otomatis di Excel - Bagian II

Adapun rumus yang digunakan dalam kolom F Cell F5 tersebut adalah sebagai berikut :

=IF(C5<>"";C5&"-"&COUNTIF($C$5:C5;C5);"")

Kode dalam kolom F ini sifatnya wajib untuk dibuat karena akan dijadikan kode pengambilan transaksi di Buku Besar.

Sisa kolom lain didalam jurnal yang tidak saya bahas berarti hanya diisi secara manual saja.

Selanjutnya didalam jurnal ini ada 8 Define Name atau Nama Range yang harus kita buat.

Define Name atau Nama Range ini akan kita gunakan didalam Buku Besar dan Neraca Saldo.

Tampilan dari Define Name didalam Name Manager adalah sebagai berikut :

Untuk contohnya saya akan buat dua buah Define Name.

Define Name yang pertama akan kita buat untuk keseluruhan Tabel Jurnal dan langkah - langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Blok Cell A3 sampai dengan H6
2. Klik Tab Formulas
3. Klik Define Name yang ada dalam kelompok menu Defined Names
4. Klik Define Name dan akan muncul kotak dialog
5. Dalam kotak dialog New Name klik kotak Name kemudian isi dengan : Jurnal
6. Pastikan kotak Refers to sudah terisi dengan rumus : =Jurnal!$A$3:$H$46
7. Klik OK

Selanjutnya untuk Define Name yang.kedua kita akan buat untuk kolom A atau kolom Tanggal.

Langkah - langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Blok Cell A5 sampai dengan A45
2. Klik Tab Formulas
3. Klik Define Name yang ada dalam kelompok menu Defined Names
4. Klik Define Name dan akan muncul kotak dialog
5. Dalam kotak diqlog New Name klik kotak Name kemudian isi dengan : Tgl
6. Pastikan kotak Refers to sudah terisi dengan rumus : =Jurnal!$A$5:$A$45
7. Klik OK

Selanjutnya silahkan buat Define Name yang lainnya sesuai dengan list yang ada didalam Name Manager diatas.

Pastikan tidak ada yang terlewatkan supaya semua data bisa ditarik kedalam Neraca Saldo dan Buku Besar.

Tabel Jurnal ini akan banyak insert baris yang dilakukan karena jumlah transaksi akan sulit ditebak sampai dengan baris keberapa.

Ada point penting yang harus diperhatikan terkait dengan insert baris ini.

Setiap kali kita insert baris maka baris yang baru harus masuk kedalam Define Name yang sudah kita buat sebelumnya.

Jika ada baris yang tidak masuk kedalam Define Name maka data dalam baris tersebut tidak kan muncul didalam Bumu Besar serta angkanya tidak akan dihitung didalan Neraca Saldo.

Caranya adalah kita Insert baris harus didalam area Tabel yang sudah dibuat Nama Rangenya.

Misalnya untuk Define Name Jurnal diatas batas baris paling bawah adalah 46.

Biasanya untuk Baris ke 46 tersebut akan saya kosongkan atau tidak diisi dengan transaksi.

Jika kita akan insert baris maka posisi baris yang baru harus dan wajib ada diatas baris ke 46.

Jangan sampai insert baris yang kita lakukan ada dibawah baris yang ke 46 tersebut.

Jika sudah insert baris maka baris ke 46 ini akan menjadi baris ke 47, 48 dan seterusnya ke bawah.

Ini tidak masalah karena Nama Range atau Define Name akan tetap menyesuaikan atau bergeser kebawah.

Kuncinya adalah Insert baris harus diatas baris yang terakhir jangan ada dibawah baris yang terakhir.

Untuk pembahasan CoA dan Jurnal sudah selesai dan pastikan tidak ada langkah yang terlewatkan.

Pembahasan selanjutnya adalah Sheet Buku Besar untuk Neraca Saldo dan linknya silahkan klik dipaling bawah artikel ini.

Neraca Saldo Bagian Ke II --->

Share :