Cetak Data Karyawan Dengan Menampilkan Foto Dalam Excel
Cetak Data Karyawan - Setiap perusahaan pasti mempunyai data karyawan yang disimpan dalam database.
Salah satau aplikasi database yang cukup populer digunakan adalah Microsoft Excel.
Kadang - kadang dalam kondisi tertentu atas permintaan orang yang berkepentingan kita diharuskan mencetak data karyawan sesuai dengan ID atau namanya.
Dari sinilah muncul sebuah pertanyaan, apakah pencetakan data karyawan tersebut dalam Excel tersebut bisa menampilkan foto sesuai dengan id atau NIK nya ?
Dalam artikel sebelumnya kita sudah membahas tentang data siswa dalam Excel dan artikel ini sebenarnya hampir sama dengan pembahasan dalam artikel tersebut.
Tetapi saya menambahkan beberapa kondisi kedalam data base Excel serta pemisahan data karyawan dengan foto untuk memudahkan input data base tersebut.
Cetak Data Karyawan Dengan Menampilkan Fotonya
Seperti yang disebutkan diatas bahwa pencetakan data karyawan ini saya buat sedikit berbeda dengan data siswa.
Salah satu perbedaanya adalah foto karyawan saya pisahkan dalam sheet tersendiri supaya baris pada data karyawan tidak terlalu besar sehingga kita akan kesulitan jika data karyawan yang sedang kita olah cukup banyak.
Untuk bahan perbandingan silahkan pelajari juga cara mencetak data siswa yang sudah kita pelajari sebelumnya.
Dalam data karywan Excel ini kita akan membuat tiga buah sheet yaitu Sheet Data Karyawan, sheet Foto Karyawan dan sheet cetak.
Untuk cara pengisian serta rumus yang digunakan untuk masing - masing sheet tersebut mari kita membahasnya satu persatu.
Membuat Data Karyawan Dalam Excel
Sheet yang pertama kita akan membuat Data Karyawan dan dalam sheet ini tentu saja akan kita isi dengan Data pribari dari masing - masing karyawan.
Adapun contoh tampilannya adalah sebagai berikut :
Untuk tampilan silahkan kreasikan atau ubah sesuai dengan kebutuhan hanya saja pergeserah kolom dan baris mungkin akan berpengaruh terhadap rumus yang akan kita gunakan.
Pola atau rumus apa saja yang kita buat dalam sheet Data Karyawan ini ?
Ada dua pola yang saya gunakan dalam sheet data karyawan Excel ini yaitu pemberian nomor otomatis pada kolom NIK serta pemberian dropdown list pada kolom jenis kelamin.
Kedua pola tersebut diatas sifatnya tidak wajib atau dengan kata lain jika tidak digunakanpun tidak akan berpengaruh terhadap proses tampilan data karyawan pada sheet Cetak.
Rumus yang digunakan dalam kolom NIK atau kolom B ini adalah sebagai berikut :
="K"&TEXT(COUNT($A$5:A5);"000")
Rumus tersebut diatas digunakan untuk membuat NIK otomatis dengan tujuan mempermudah dan mempercepat proses penginputan data karyawan dalam Excel.
Jika rumus tersebut diatas dicopykan ke cell selanjutnya maka akan terus berubah mengikuti jumlah baris yang digunakan.
Misalnya pada cell B6 rumus tersebut diatas akan berubah menjadi sebagai berikut :
="K"&TEXT(COUNT($A$5:A6);"000")
Semakin bertambah data karyawan yang kita masukan maka nomor urut untuk NIK ini akan terus menyesuaikan.
Untuk penomoran otomatis ini sudah saya bahas dengan detail dalam kategori Nomor Urut Otomatis.
Pola yang kedua dalam sheet ini adalah pemberian dropdown list pada kolom Jenis Kelamin atau kolom D.
Dropdown list ini akan berisi dua teks yaitu huruf L untuk Laki - Laki dan huruf P untuk Perempuan.
Baca Juga : Cara Menggunakan Data Validation Untuk Membuat Menu Dropdown Pada Microsoft Excel
Pembuatan dropdown list dalam Excel sangat mudah yaitu dengan memanfaatkan menu Data Validation.
Tapi sekali lagi saya sampaikan kedua pola dalam sheet ini sifatnya tidak wajib untuk dibuat.
Membuat Data Foto Karyawan Dalam Excel
Dalam Sheet yang kedua kita akan membuat data lainnya berupa foto karyawan yang tentu saja disesuaikan dengan nama atau NIK masing - masing karyawan tersebut.
Adapun tampilan dari sheet ini adalah sebagai berikut :
Penempatan kolom NIK dalam sheet ini sifatnya wajib dilakukan karena ini akan menyambungkan data pada Sheet Data Karyawan dengan Foto yang akan kita tampilkan.
Dalam bagian inipun saya memberikan rumus nomor urut otomatis pada kolom NIK atau kolom B.
Rumus untuk cell B4 adalah sebagai berikut :
="K"&TEXT(COUNT($A$4:A4);"000")
Untuk cell lainnya silahkan copy pastekan rumus tersebut diatas supaya NIK muncul sesuai dengan nomor urutnya.
Perhatikan, nomor urut atau NIK dalam kolom ini harus sama dengan NIK atau nomor urut yang terdapat dalam sheet Data Karyawan.
Jika NIK salah maka kemungkinan foto tidak akan tampil atau foto akan tampil tetapi beda orang.
Selain rumus otomatis dalam sheet ini kita juga memasukan foto atau image kedalam kolom C.
Baca Juga : Insert Image, Cara Mudah Menyisipkan Gambar Kedalam File Excel
Untuk insert image dalam Excel sangat mudah, silahkan manfaatkan menu Picture yang terdapat dalam Tab Insert.
Membuat Sheet Cetak Data Karyawan Dalam Excel
Dalam sheet yang ketiga atau sheet terakhir kita akan membuat formulir untuk cetak data karyawan yang tadi sudah kita buat.
Tentu saja ada beberapa rumus yang digunakan serta pola yang harus dibuat untuk menyesuaikan tampilan data.
Adapun contoh dari tampilan form cetak data karyawan dalam Excel yang sudah saya buat adalah sebagai berikut :
Silahkan perhatikan, ada kotak khusus untuk menampilkan foto dan foto tersebut akan otomatis muncul menyesuaikan dengan NIK masing - masing karyawan.
Untuk rumus dan pola yang digunakan dalam sheet ini adalah sebagai berikut :
1. Buat nama range yang dibutuhkan
Langkah yang pertama kita akan membuat nama range untuk masing - masing range dan juga cell dengan Name Box atau Define Name.
Adapun range dan cell yang diganti namanya adalah sebagai berikut :
- Range B5:B9 dalam sheet Data Karyawan diganti namanya menjadi : ID
- Range B5:I9 dalam sheet Data Karyawan diganti namanya menjadi : Data
- Range B4:B8 dalam sheet Foto Karyawan diganti namanya menjadi : NIK
- Range C4:C8 dalam sheet Foto Karyawan diganti namanya menjadi : Foto
- Cell E5 dalam sheet Cetak diganti namanya menjadi : idkry
Silahkan ganti seluruh range dengan nama yang sudah saya sebutkan diatas dan mohon diingat semua nama - nama range tersebut karena kita akan menggunakannya dalam rumus.
Apakah pembaca sudah mengetahui cara mengganti nama range ? jika belum pelajari dalam artikel berikut ini :
Baca Juga : Memberi Nama Pada Range Excel Untuk Digunakan Dalam Rumus
Sebagai catatan, jangan sampai salah memasukan nama range kedalam rumus supaya tidak muncul pesan kesalahan atau error.
2. Isi Nama sampai dengan Gaji menggunakan rumus VLOOKUP
Langkah yang kedua adalah kita akan menggunakan rumus VLOOKUP untuk mengisi Nama, Jenis Kelamin, Alamat sampai dengan Gaji.
Adapun rumus - rumusnya adalah sebagai berikut :
Nama : =VLOOKUP(idkry;Data;2;0)
Jenis Kelamin : =VLOOKUP(idkry;Data;3;0)
Alamat : =VLOOKUP(idkry;Data;4;0)
Divisi : =VLOOKUP(idkry;Data;5;0)
Level : =VLOOKUP(idkry;Data;6;0)
Jabatan : =VLOOKUP(idkry;Data;7;0)
Gaji : =VLOOKUP(idkry;Data;8;0)
Silahkan buat rumus diatas dan masukan nama range yang kita buat dalam langkah yang pertama kedalam rumus tersebut.
Untuk pembaca yang belum memahami cara penggunaan rumus Excel VLOOKUP silahkan pelajari dalam kelompok kategori Fungsi Pencarian dan Referensi.
3. Buat dropdown list pada cell E5 atau NIK
Langkah yang ketiga kita akan membuat dropdown list untuk pilihan NIK karyawan.
Ini sebenarnya hanya untuk mempermudah kita pada saat menampilkan data karyawan karena cukup dengan memilih NIK yang terdapat dalam dropdown list tersebut.
Pembuatan dropdown list ini akan menggunakan Data Validation sama dengan cara diatas pada sheet Data Karyawan.
Silahkan klik menu Data Validation dan pada wizard Data Validation Tab Setting masukan setting dan rumus sebagai berikut :
- Kotak Allow : List
- Kotak Source : =ID
Dengan pengisian tersebut diatas maka tampilan dropdown akan terlihat seperti dalam gambar berikut ini :
Menurut saya tampilan tersebut cukup bagus dan tentu saja akan mempermudah kita saat memilih NIK karyawan.
Jika NIK dalam cell ini berubah maka secara otomatis data - data akan berubah menyesuaikan NIK yang muncul dalam cell E5 tersebut.
4. Buat Define Name untuk foto
Langkah yang keempat kita akan membuat name range dengan Define Name yang digunakan untuk pengambilan foto.
Caranya adalah sebagai berikut :
- Klik Tab Formulas
- Klik Define Name
- Kotak Name diisi dengan : fotokry
- Kotak Scope pilih : Workbook
- Kotak Refers to masukan : =INDEX(Foto;MATCH(idkry;NIK;0))
- Klik OK
Setelah dibuat kita akan mempunyai satu name range baru dengan rumus diatas yang namanya adalah fotokry.
Jika kesulitan membuat define name ini silahkan pelajari artikel yang membahas tentang VLOOKUP gambar dalam kelompok Fungsi Pencarian dan Referensi.
5. Masukan name range fotokry kedalam foto
Langkah yang terakhir adalah kita akan memasukan nama range fotokry yang sudah kita buat sebelumnya kedalam kotak foto.
Caranya adalah sebagai berikut :
- Klik cell C4 sheet Foto Karyawan, yang diklik cellnya bukan fotonya
- Tekan CTRL+C atau copy
- Klik cell G6 sheet cetak atau cell lainnya untuk menempatkan foto
- Klik Tab Home
- Klik menu Paste dalam kelompok menu Clipboard
- Pilih As Picture
- Klik Paste Picture Link
Dengan langkah diatas kotak foto yang kita ambil dari cell C4 dalam sheet Foto Karyawan sudah muncul dalam sheet Cetak.
Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut :
- Klik kotak foto yang tadi dipindahkan dalam sheet Cetak
- Dalam kotak function diatas masukan rumus sebagai berikut : =fotokry
- Tekan Enter
Sampai dengan langkah ini seluruh proses sudah selesai dilakukan dan silahkan untuk mengujinya dengan cara mengubah NIK dari cell E5 yang sudah kita buatkan dropdown list.
Jika berhasil maka setiap NIK berubah maka data termasuk foto karyawn akan berubah menyesuaikan dengan NIK tersebut.
Jika kesluitan mempelajari langkah yang kelima ini silahkan pelajari terlebih dahulu artikel VLOOKUP gambar berikut ini :
Baca Juga : Rumus VLOOKUP Gambar, Cara Menampilkan Gambar Dari Tabel Dengan Rumus Dalam Excel
Dalam artikel VLOOKUP gambar tersebut disertakan langkah dengan gambarnya dan semoga itu akan mempermudah pemahaman.
Setelah mencoba seluruh langkah - langkah diatas apakah sudah berhasil ?
Jika belum silahkan lihat contoh yang sudah saya buat dalam file berikut ini :
Nama File : contoh daftar karyawan
Ukuran : 53 kb
Link : contoh
Semoga dengan contoh file diatas bisa membantu dalam pencetakan data karyawan yang sedang dilakukan.
Itulah pembahasan kita kali ini tentang cetak data karyawan dengan menampilkan foto dalam Excel dan semoga artikel ini bermanfaat untuk semua pembaca.
Post a Comment for "Cetak Data Karyawan Dengan Menampilkan Foto Dalam Excel"